schedule11 septiembre, 2019
La importancia de la Comunicación Interna en el cumplimiento del Compliance
Pedro Yane Mana
Por Pedro Yane Mana

Frente a las demandas del mundo actual y los cambios tecnológicos, hoy más que nunca resulta importante que los profesionales dedicados a la ética y Compliance se encuentren entrenados y preparados para desarrollar un efectivo Programa de Integridad en los términos exigidos por nuestra legislación.- 

 

No obstante ello, la capacitación y el entrenamiento de aquellos agentes de cumplimiento, no alcanzan para desarrollar con éxito el plan respectivo en una organización. Se necesita como contrapartida del acompañamiento ineludible de los trabajadores de una empresa.-

 

En reiteradas oportunidades, la reciente normativa y el panel de controles que incluye la función del Compliance, no es entendida por los trabajadores o incluso por la propia línea de la organización.-

 

Lo señalado, se presenta como un serio inconveniente en la implantación del Programa de Cumplimiento Normativo de manera cierta, concreta y efectiva.-

 

En este contexto, cobra relevancia la Comunicación Interna, constituyéndose en una gran ayuda, pues colabora en la implementación de un modo eficiente con la mentada función en la organización.-

Al respecto, no podemos soslayar que todos somos comunicadores y todo el tiempo estamos comunicando. Es decir, siempre participamos del algún tipo de comunicación. Es una actividad continua que no termina nunca.-

 

El objetivo del Plan de Comunicación de la empresa es instaurar una cultura de cumplimiento empresarial. Es crucial que en la organización exista conciencia sobre la importancia de la formación y de un sistema eficiente de Comunicación Interna.-

Es a través de este plan que se consigue sensibilizar y concienciar a los trabajadores de la necesidad de unirse a la cultura de cumplimiento y de esta manera se pone a su disposición las herramientas adecuadas para no incurrir en delito alguno ni en incumplimientos de ningún tipo.-

Si esgrimimos cabalmente la comunicación interna de Cumplimiento Normativo para informar a los trabajadores, la función del Compliance será más exitosa y los colaboradores internos se encontrarán mucho más comprometidos e implicados.-

Es decir, se debe fundamentalmente formar a los trabajadores sobre el plan del Compliance. Para ello, dicho plan debe estar diseñado con coherencia, refuerzo, claridad y revisable, además de encontrarse integrado en la política de comunicación de la empresa, no teniendo ningún sentido que fueran compartimentos estancos, ya que la comunicación lo engloba todo. Obviamente, en todo este proceso, es clave la utilización de los canales de comunicación interna para implementar el Compliance.-

 

Los mensajes no pueden entregarse si no cuentan con algún medio de entrega o de transportación. Los canales son los medios que llevan los mensajes de un comunicador a otro.-

 

Existen tres dimensiones que pueden modificar un mensaje: 

Especificidad: saber a quién va dirigido,

Riqueza: capacidad de poder aclarar el mensaje e

Interactividad: cuanto me permite conocer lo que me quiere decir el otro.- 

 

La Comunicación puede impartirse en distintos formatos (online, presencial…), lo más importante es que ésta se adapte al tipo de empleado que la recibe, ya que cada trabajador tiene unas funciones concretas.-

Tiene que haber una comunicación básica común a todo el personal, pero no es necesario que el personal del área de ventas y el personal del almacén de la empresa reciban la misma comunicación, ni que se realice a través del mismo medio. Debe adaptarse a las necesidades empresariales para que los empleados entiendan sus obligaciones y los riesgos de incumplimiento. No sólo será inicial, sino que debe repetirse con regularidad para profundizar en los conocimientos adquiridos, informar sobre las novedades, modificaciones y/o nuevos riesgos.-

La Comunicación tiene una doble dimensión, la de dar a conocer las posibles irregularidades que puedan producirse en el seno de la compañía (canal de denuncias) y la de extender el mensaje de conducta ética empresarial. Con el correcto uso de la comunicación interna para informar a los trabajadores y orientar acerca de las mejores prácticas y procesos se conseguirá una adhesión mayor. La estrategia de comunicación debe englobar todas las áreas de la empresa y así convertirse en un rasgo diferenciador de la cultura empresarial.-

Coincido con (1) Gabriela Granja A. en que “La comunicación estratégica es una herramienta poderosa que utilizan las organizaciones visionarias para conseguir que sus públicos de interés (stakeholders) se involucren y sobre todo se comprometan con la gestión. De esta premisa parte la necesidad de que las organizaciones cuenten con una estrategia de comunicación orientada a los objetivos organizacionales y dirigida de forma integral a cada uno de sus stakeholders. Y la implementación de un sistema de Compliance es uno de esos objetivos”.-

 

El canal de denuncias es un mecanismo que permite que los empleados de cualquier organización puedan comunicar la comisión de ilícitos y, en general, cualquier comportamiento contrario a la normativa interna y/o la legislación vigente en el seno de aquella.-

Con ello, sería factible que la sociedad detectara, de forma temprana, irregularidades o ilícitos que pudieran conllevar daños de naturaleza civil, administrativa, penal, o que pongan en riesgo la reputación de la empresa, con mayor impacto, muchas veces, que cualquiera de las anteriores.-

No podemos soslayar que el canal de denuncias es, por otra parte, uno de los requisitos necesarios de los programas de prevención de riesgos penales que podrían eximir de responsabilidad penal a la persona jurídica.-

Pero también es mucho más. Con la implementación de un canal de esta naturaleza se refuerza la cultura de la ética y del cumplimiento en la organización y al permitir que los trabajadores retroalimenten los valores empresariales participando de forma activa en caso de que tengan constancia de actividades que no están alineadas con aquellos.-

Frente a la posibilidad de implementar un canal de denuncias, los responsables se plantean si éste debe ser gestionado de forma interna o externa, confidencial o anónimos o, incluso, si debe ser abiertos o solo para miembros de la propia organización. Creo que el éxito estará dado en la medida que exista un marcado compromiso y respaldo de la Alta Dirección que debe involucrarse en este proceso desde el principio en su implementación, garantizando, además, a sus trabajadores que este canal será confidencial, accesible y en ningún caso su uso llevará aparejado represalias.-

 

No cabe duda, que la mejor forma de implementarlo es a través de un programa de Compliance penal que permitiría a cualquier empresa tener un conocimiento mucho más profundo de los riesgos a los que está expuesta en razón a su actividad y, bajo determinados requisitos, blindarse en sede penal en caso de que se cometiera un delito en su seno.-

El cumplimiento normativo, para cualquier organización con ánimo de lucro, implica la columna vertebral en la creación de imagen, marca y valor empresarial.

 

La implantación del Programa de Compliance será eficiente y efectiva, en la medida que éste sea bien entendido, tanto por los altos cargos de la organización como por el resto de empleados. Además depende del conocimiento que los miembros de la compañía tengan sobre el mismo, por lo que la formación y la comunicación interna son factores decisivos, que están muy conectados ya que los trabajadores solo podrán detectar posibles irregularidades, y por tanto comunicarlas, si las han conocido a través de la formación.-

Para que la función exclusiva del Compliance (el cumplimiento), se lleve a cabo de forma efectiva, deben existir unidades responsables y operativas de llevar a cabo las actividades de la empresa, con control de riesgos y su aplicación efectiva al negocio, comprobando que los riesgos asumidos se encuentran dentro de los definidos por la alta dirección, todo ello supervisado por una auditoría interna, cuya función principal, es el control de todas las unidades, incluida la del Compliance.-

 

En tal sentido, no resulta fácil la implantación del Compliance, habida cuenta que la mayoría de las organizaciones suelen encontrarse con tres impedimentos: Laboral, Cultural y Económico.-

 

Por ello, la aparición en escena de este joven instituto (Compliance), necesariamente implica, un cambio cultural desde todo punto de vista, cuyo éxito, seguramente, estará cimentado en la instauración de una cultura corporativa de prevención del delito en el día a día de la empresa.-

El Compliance y el buen gobierno van de la mano, implicando la eficacia de un buen programa y la ética de los miembros del órgano de gobierno de una organización.-

 

El Compliance debe asumir la debida vigilancia en el cumplimiento normativo de forma externa, pero debe abarcar también el control interno que compone las políticas corporativas y reglamentarias de conducta y ética que una organización exige a sus empleados.-

 

Numerosas descripciones acogen el gobierno corporativo, pero, comparto la que se transcribe seguidamente y que fue realizada por Sir Adrian Cadbury (2):

 

 “En su sentido más amplio, el gobierno corporativo consiste en mantener el equilibrio entre los objetivos económicos y los sociales entre los objetivos individuales y los comunitarios. El marco de gobierno se establece con el fin de promover el uso eficiente de los recursos y, en igual medida, exigir que se rindan cuentas por la administración de esos recursos. Su propósito es lograr el mayor grado de coordinación posible entre los intereses de los individuos, las empresas y la sociedad. El incentivo que tienen las empresas y sus propietarios y administradores para adoptar las normas de gestión aceptadas a nivel internacional es que ellas los ayudarán a alcanzar sus metas y a atraer inversiones. En el caso de los Estados, el incentivo es que esas normas fortalecerán sus economías y fomentarán la probidad de las empresas”.-

 

En definitiva; en una organización, no se concibe el trabajo de un agente de cumplimiento aislado de la Comunicación Interna, siendo igualmente necesario el compromiso ineludible de la Alta Dirección o Línea de la empresa, en la medida que esté especialmente sensibilizada y apoye al Compliance el desempeño de sus funciones, como un requisito insoslayable.-

 

 

 

1 – GRANJA A., Gabriela (2017) – La comunicación estratégica como elemento esencial en el sistema de gestión de Compliance”.-

2 – Sir CADBURY, Adrian (2003) – “Prólogo de Corporate Governance and Development. Foro Mundial sobre Gobierno Corporativo. Focus 1”.-

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2 Comentarios más recientes
  1. Avatar
    Norma Lobo

    Excelente texto. Muy ilustrativo. Felicitaciones

  2. Avatar
    Constanza Yane Mana

    Felicitaciones por el articulo publicado, con claridad conceptual nos ilustras sobre la importancia de la comunicacion y el cumplimiento de las normas dentro de la empresa, lo que con seguridad impacta en el bienestar de los empleados y el exito de la empresa en el mercado